Perlunya Alih Media

Istilah Alih Media mulai muncul ketika kertas tidak lagi menjadi satu satunya media penyimpanan dan perekaman informasi. Ketika Perang terjadi perang antara Rusia dan Prancis pada abad ke-19 (1870), tentara Prancis menggunakan teknologi fotografi mikro untuk menyelamatkan dokumen dokumen penting saat kota Paris mulai dikepung oleh tentara Rusia. Foto foto dokumen dalam bentuk mikro tersebut lebih aman dibawah tanpa takut ketahuan oleh tentara Rusia.  Awal abad ke-19 (1839) teknologi fotografi mikro (microfilm) ditemukan oleh Benyamin Dancer dan itulah yang dimanfaatkan oleh tentara Prancis untuk menyelamatkan dokumennya. Microfilm ini mampu menyimpan informasi baik berupa tulisan maupun gambar yang tidak bisa dibaca dengan mata telanjang. Informasinya hanya bisa diakses dengan menggunakan microfilm reader (mesin pembaca microfilm). Konon, microfilm yang digulung kecil itu dikirim melalui kurir burung merpati antara post yang satu ke post yang lain ditengah medan perang.  

Jadi pada awalnya, istilah alih media itu dimaksukan adalah mengalihkan media informasi dari kertas ke microfilm. Namun, seiring perkembangan zaman, microfilm kemudian mulai juga mengalami keusangan. Teknologinya sudah mulai ditinggalkan dan dialih-mediakan lagi ke teknologi yang lebih baru. Di Unit Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sulawesi Selatan di Tamalanrea, Makassar, teknologi Microfilm masih digunakan, terutama untuk akses informasi naskah naskah lontara kuno (manuscript), koran tua, atau arsip rapuh yang telah dimicrofilm-kan.  Ada 3 mesin microfilm reader yang ada di ruang baca arsip, 2 mesin reader manual dan 1 mesin yang reader digital. Yang digital bukan hanya untuk membaca (reader) tapi juga bisa untuk mencetak (printer), namanya microfilm reader printer.  

Naskah naskah Lontara adalah yang paling banyak dialih-mediakan ke Microfilm. Ada 4029 judul naskah Lontara yang tersimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sulawesi Selatan yang semuanya sudah dimicrofilmkan. Pengguna, peneliti atau pemustaka hanya bisa mengakses informasi naskah tersebut lewat media microfilm. Kecuali jika penelitian membutuhkan fisik naskahnya, barulah naskah aslinya diperlihatkan, itupun harus dengan kehati-hatian, karena sifat naskah Lontara yang sangat fragile (mudah rusak, sobek, dan lain lain).

Mengapa lembaga lembaga yang mengelola Informasi harus melakukan Alih Media? Setidaknya ada 4 alasan penting perlunya alih media arsip, koran, buku, dan dokumen lainnya. 

•         Mengatasi kurangnya ruang penyimpanan

Tidak semua organisasi atau institusi memiliki ruang penyimpanan dokumen, arsip atau buku yang luas. Dokumen dokumen kertas memerlukan ruang yang luas untuk menyimpannya. Arsip arsip konvensional dalam arti masih berupa kertas, biasanya dimasukkan kedalam dos atau box arsip lalu disusun dilemari arsip. Jika arsip sudah dimicrofilmkan, maka tempat penyimpanannya tidak perlu luas. Satu rol microfilm dapat memuat 2400 lembar arsip / dokumen ukuran A, atau sekitar 1200 lembar untuk dokumen ukuran A3. Ruang penyimpanan yang dibutuhkan untuk rol rol microfilm itu yang kecil saja, yang penting suhu ruang harus disesuaikan dengan sifat dan karakteristik media microfilm agar awet dan tahan lama.

•         Mencegah kerusakan dokumen yang sering diakses

Arsip arsip kertas, dan buku atau dokumen kertas jika sering diakses, digunakan lama kelamaan akan rapuh, dan bisa dengan cepat rusak, baik karena faktor internal maupun eksternal. Apalgi jika pengguna menggunakannya dengan tidak hati hati, arsip bisa sobek, kotor, basah, kena tinta pulpen dan lain lain. Hal hal ini semua tidak perlu terjadi jika arsip yang dilayankan kepada pengguna, pemustaka, peneliti adalah arsip dalam format microfilm. Pengguna dapat membaca informasi lewat microfilm reader, tanpa perlu lagi menyentuh arsip aslinya. Tentu hal ini akan semakin memperpanjang usia arsipnya. Begitu pula buku buku yang telah dialihmediakan, dapat dilayankan kepada pemustaka dalam bentuk media baru (microfilm, atau digital). Arsip digital juga enak dibaca karena jika huruf hurufnya kecil, maka kita dapat men-zoom-nya agar huruf hurufnya nampak lebih besar dan mudah dibaca.

•         Melestarikan dokumen/koleksi langka

Arsip arsip yang sudah masuk kategori permanen, koran koran tua yang langka, buku buku muatan lokal atau yang juga masuk kategori langka adalah yang perlu diprioritaskan untuk alih media. Jika dokumen, arsip, koran, buku buku sudah dialihmediakan, maka dokumen aslinya disimpan saja untuk pelestariannya. Arsip yang tidak sering disentuh manusia, tidak sering berada diruang dengan suhu udara yang berbeda beda akan tahan lebih lama. Arsip foto yang sering dipegang pegang oleh pengguna, lama lama fotonya akan rusak, karena selain kena atau dipegang tangan manusia, juga kadang kadang kena sinar matahari, atau kena asam kertas, lama lama akan menimbukan warna kekuning-kuningan pada dokumen tersebut. Jika dokumen telah dialihmediakan maka dokumen dokumen tersebut akan tersimpan saja dengan aman, dan hanya digitalnya atau microfilmnya saja yang digunakan.   

•         Perkembangan Teknologi Informasi

Perkembangan teknologi juga penting menjadi pertimbangan alih media dokumen. Dulu banyak arsip arsip suara yang tersimpan dan terekam pada pita kaset, dan juga banyak arsip pandang-dengar (audio-visual) yang terekam pada video kaset dan open-reel. Sekarang, alat pembaca atau pemutar jenis arsip itu sudah langka bahkan mungkin sudah tidak ada. Arsip arsip suara dan arsip pandang-dengar harus segera dialihmediakan ke media terkini yang paling baru.

Pada masa masa awal munculnya computer, kita banyak menggunakan floppy disk untuk menyimpan informasi. Sekarang ini, semua computer dan laptop tidak lagi menyediakan slot floppy disk didalamnya. Juga sempat beredar media penyimpanan CD (Compact Disk), dan itupun juga sudah using, dan tidak ada lagi. Para pengelola informasi pada lembaga lembaga pemerintah maupun swasta, perlu segera mengalihmediakan semua dokumen yang dimilikinya, agar selain mudah dilestarikan media kertasnya, juga mudah diakses media elektronik atau digitalnya. Kita seakan akan berpacu dengan teknologi agar informasi yang kita simpan tetap up to date. Tapi tentu saja, media penyimpanan apapun, yang baru maupun yang lama, yang mutakhir maupun yang kuno, selalu saja ada kekurangan dan kelebihan masing masing. Nothing’s perfect, right?

Gedung Multimedia, 28 Juli 2020.